ZAWIESZENIE LUB COFNIĘCIE, ROZSZERZENIE LUB OGRANICZENIE ZAKRESU CERTYFIKACJI

GIC opracowała i wdrożyła w swoim systemie zarządzania procedurę, której głównym celem jest ustanowienie wymagań dotyczących zawieszenia, cofnięcia rozszerzenia lub ograniczenia ważności certyfikacji wydanej przez GIC.

Rozszerzenie zakresu certyfikacji

Po otrzymaniu wniosku o rozszerzenie istniejącego certyfikatu jednostka certyfikująca analizuje informacje i określa potrzebę przeprowadzenia audytu w celu podjęcia decyzji, czy rozszerzenie jest wykonalne. Audyt może być połączony z oceną okresową.

Audyty z krótkim wyprzedzeniem

GIC może przeprowadzać audyty certyfikowanych klientów z krótkim wyprzedzeniem w celu zbadania skarg, reagowania na zmiany lub monitorowania klientów z zawieszoną certyfikacją. Prawo do takich audytów jest określone w umowie certyfikacyjnej lub wynegocjowane z klientem. Jeśli decyzja zostanie podjęta, Jednostka Certyfikująca powiadomi organizację na piśmie o warunkach audytu i składzie zespołu nie później niż 5 dni roboczych przed rozpoczęciem audytu. Zespół audytowy jest wybierany starannie, tak aby klient nie mógł zakwestionować jego składu z powodu braku czasu.

Zawieszenie i cofnięcie (unieważnienie) certyfikatu

Zawieszenie certyfikatu następuje, gdy istnieją dowody (wyniki auditów planowych lub nadzwyczajnych/specjalnych), że klient nie jest w stanie lub nie chce spełnić obowiązków i wymagań certyfikacyjnych

Przyczyny zawieszenia certyfikatu

01

System zarządzania klienta nie spełnia wymagań certyfikacji, w tym wymagań dotyczących skuteczności systemu zarządzania

02

Klient nie zezwala na terminowe przeprowadzanie audytów nadzoru lub ponownej certyfikacji

W przypadku zawieszenia certyfikacja systemu zarządzania klienta staje się nieważna, a klient nie może powoływać się na swój certyfikat.

Certyfikat może zostać zawieszony w następujących przypadkach

03

Klient nie spełnia zobowiązań finansowych wobec GIC

04

Klient dobrowolnie złoży wniosek o zawieszenie

Decyzje i zmiany w bazie danych certyfikatów GIC

Decyzja jest uzgadniana z kierownictwem wyższego szczebla jednostki certyfikującej i zapisywana w odpowiednim formularzu GIC, określane są również warunki, na jakich certyfikacja może zostać odnowiona. Po podjęciu decyzji dokonywane są zmiany w bazie danych certyfikatów i ustalany jest nowy status certyfikatu. Odnowienie certyfikatu jest możliwe w ciągu 6 miesięcy, pod warunkiem dopełnienia wszystkich niezbędnych czynności związanych z odnowieniem.

Weryfikacja działań i ostateczna decyzja GIC

Nie później niż w ciągu 6 miesięcy firma dostarcza potwierdzenie, że przyczyny decyzji o zawieszeniu certyfikatu zostały wyeliminowane. Jeśli wyniki weryfikacji działań naprawczych są pozytywne, podejmowana jest decyzja o wznowieniu certyfikacji. Jeśli wyniki audytu są negatywne, jednostka certyfikująca może ograniczyć zakres certyfikacji lub cofnąć certyfikat. Następnie wydawana jest decyzja, wprowadzane są zmiany w bazie danych, a klient jest powiadamiany. Jeśli zakres certyfikatu zostanie zmniejszony, musi on zostać ponownie wydany poprzez zmianę zakresu certyfikacji w bazie danych certyfikatów GIC.

Cofnięcie certyfikatu (anulowanie)

01

Jeśli status zawieszenia nie może zostać zniesiony w ciągu sześciu miesięcy

02

Jeśli organizacja zaprzestanie działań związanych z certyfikacją ISO 22000

03

W innych przypadkach, gdy integralność procesu certyfikacji lub audytu jest poważnie zagrożona

W przypadku unieważnienia certyfikacji system zarządzania organizacji traci ważność. Jeśli klient dobrowolnie zażąda zawieszenia lub cofnięcia certyfikatu, konieczne jest otrzymanie od klienta pisma z żądaniem na oficjalnym papierze firmowym podpisanym przez upoważnioną osobę i opatrzonym pieczęcią.

Należy pamiętać: Cofnięcie certyfikatu jest ważną decyzją, która powinna być podejmowana tylko wtedy, gdy jest jasne, że żadne działania naprawcze, w tym zawieszenie, nie mogą przywrócić pełnej zgodności systemu zarządzania klienta z wymogami certyfikacji.

04

Jeśli organizacja nie jest w stanie spełnić nowych wymagań certyfikacyjnych z powodu ich zmian

05

Na wniosek certyfikowanej organizacji