Proces certyfikacji

GUARD IS CERTIFICATION Sp. z o.o. ustala potrzeby klienta, analizuje możliwości świadczenia usług certyfikacyjnych, przygotowuje odpowiednią ofertę certyfikacyjną i zapewnia pełne wsparcie dla klienta.

Ogólny opis procesu certyfikacji:

Kontakt z klientem

Po otrzymaniu wniosku o certyfikację przedstawiciel GIC zbiera informacje od klienta, który wypełnia formularz wniosku F|10|ISO22_Kwestionariusz do certyfikacji ISO 22000 i F|10|EFISC_Kwestionariusz do certyfikacji EFISC-GTP. Mogą być wymagane dodatkowe informacje.

Wstępna analiza wniosku trwa 3 dni i obejmuje ocenę wypełnionego wniosku, zdarzeń nadzwyczajnych i bezstronności. GIC ocenia wykonalność audytu, biorąc pod uwagę zakres certyfikacji i lokalizację.

Jeśli certyfikacja jest możliwa, klient jest informowany o kontynuacji procesu; jeśli nie, klient jest informowany o odmowie. Decyzja w sprawie certyfikacji jest podejmowana w ciągu 5 dni roboczych od otrzymania wszystkich dokumentów.

Propozycja certyfikacji

Propozycja umowy jest przygotowywana na podstawie obliczeń wymaganych do certyfikacji. Wszelkie pytania/wątpliwości/niepewności dotyczące warunków umowy należy omówić z klientem.

Wszelkie zmiany w umowie muszą zostać zaakceptowane lub odrzucone przez kierownika GIC. Na wniosek klienta umowa może być zawierana corocznie w trakcie cyklu certyfikacji dla każdego indywidualnego audytu.

Podpisanie umowy certyfikacyjne

Po zaakceptowaniu oferty-umowy przez klienta, do klienta wysyłana jest podpisana umowa wraz z załącznikiem. Umowa jest zwykle zawierana na 3 lata, ale w przypadku zmian w zakresie certyfikacji (adres, zmiana działalności itp.) konieczne jest wprowadzenie zmian i ponowne podpisanie umowy.

Umowa może zostać rozwiązana wcześniej za zgodą obu stron lub za pisemnym wypowiedzeniem przed końcem 3-letniego cyklu. GIC ma prawo rozwiązać umowę, jeśli klient naruszy swoje zobowiązania, nawet po pisemnym powiadomieniu. W przypadku rozwiązania umowy certyfikaty zostaną wycofane, a ich papierowe kopie muszą zostać zwrócone do biura GIC.

Planowanie pierwszego i drugiego etapu audytu

Powołanie i zatwierdzenie zespołu auditującego, recenzenta zgodnie z kompetencjami i ustalenie terminu auditu z klientem, przygotowanie planu auditu.

Etap I

Pierwszy etap audytu powinien osiągnąć następujące cele:

Po zakończeniu pierwszego etapu audytu audytor wiodący powiadomi Organizację o wszystkich obszarach, które mogą zostać sklasyfikowane jako niezgodności w drugim etapie audytu. Wszystkie rozbieżności zidentyfikowane podczas pierwszego etapu zostaną w pełni rozwiązane w ustalonych ramach czasowych, ale nie później niż 6 miesięcy od daty audytu. W przypadku negatywnego wyniku audytu Etapu I, audyt Etapu I musi zostać powtórzony. Klient zostanie powiadomiony o wynikach audytu pocztą elektroniczną. Audyt Etapu II może mieć miejsce wyłącznie po otrzymaniu pozytywnego wyniku audytu Etapu I.

Etap II

Celem drugiego etapu audytu certyfikacyjnego jest ocena funkcjonowania systemu zarządzania klienta, w tym jego skuteczności. Etap ten odbywa się w zakładzie produkcyjnym klienta i obejmuje:

Data audytu fazy II powinna być ustalona tak, aby zapewnić czas na rozwiązanie kwestii zidentyfikowanych w fazie I, ale nie więcej niż 6 miesięcy dla FSMS. W przypadku dłuższej luki przeprowadzana jest wstępna certyfikacja. Wyniki są dokumentowane w raporcie, a niezgodności są zgłaszane w formie „kart niezgodności”. Audytor wiodący przygotowuje raport i koordynuje plan działań naprawczych z klientem, przesyłając go do jednostki certyfikującej w ciągu 21 dni od audytu.
W przypadku drobnych rozbieżności podejmowane są działania naprawcze, które są oceniane podczas kolejnego audytu. Znaczące rozbieżności skutkują przeprowadzeniem drugiego audytu lub przedłożeniem nowych dokumentów.

Decyzja w sprawie certyfikacji

Decyzję o wydaniu lub odmowie wydania certyfikatu zgodności, rozszerzeniu lub ograniczeniu zakresu certyfikacji, przedłużeniu ważności, zawieszeniu lub wznowieniu certyfikacji, unieważnieniu (zakończeniu) certyfikacji podejmuje wyznaczony recenzent, który dokonał analizy dokumentacji, w tym raportu z auditu, potwierdzenia zamknięcia ewentualnych niezgodności, potwierdzenia zgodności z procedurą certyfikacji.

Wydanie certyfikatu

Zatwierdzony raport i certyfikat systemu zarządzania, które służą jako dowód certyfikacji, są wysyłane do klienta. Data otrzymania certyfikatu jest datą podjęcia decyzji o certyfikacji.

Audyt nadzoru

Głównym celem audytu nadzoru, który jest przeprowadzany corocznie w okresie ważności certyfikatu, jest potwierdzenie, że certyfikowany system zarządzania spełnia wymagania normy.
Audit jest planowany w porozumieniu z klientem i przeprowadzany zgodnie z planem auditu uzgodnionym przez auditora.

Pierwszy audit nadzoru powinien być przeprowadzony nie później niż 12 (+ - 3 miesiące) miesięcy od daty podjęcia decyzji o wydaniu certyfikatu. Jeśli audyt nadzoru nie zostanie przeprowadzony w terminie, certyfikat musi zostać zawieszony lub cofnięty, ale zawieszenie może trwać nie dłużej niż 6 miesięcy. Po audycie klient otrzymuje zatwierdzony raport z audytu.

Audyt recertyfikacyjny

Przed wygaśnięciem certyfikatu należy przeprowadzić audyt recertyfikacyjny w celu jego przedłużenia o 3 lata. Celem audytu jest potwierdzenie zgodności i skuteczności systemu zarządzania, z uwzględnieniem zmian u klienta. Klient jest zobowiązany do dostarczenia pisemnej informacji o zmianach, wypełnienia nowego wniosku i przygotowania propozycji na trzy lata, podczas gdy poprzednia umowa pozostaje w mocy.

Jeśli audyt nie zostanie zakończony przed wygaśnięciem certyfikatu, przedłużenie nie nastąpi. Klient otrzyma pisemną informację o decyzji. W przypadku pozytywnego wyniku, nowy certyfikat jest wydawany od daty decyzji lub później. Możliwe jest przedłużenie certyfikatu o 6 miesięcy po dacie wygaśnięcia, jeśli wszystkie etapy ponownej certyfikacji zostały zakończone. Data wygaśnięcia nowego certyfikatu jest oparta na poprzednim cyklu.

Audyty specjalne

Dodatkowe audyty specjalne powinny być przeprowadzane jako uzupełnienie, ale nie zamiast, corocznych audytów nadzoru. W przypadku złożenia wniosku o rozszerzenie zakresu certyfikatu, jednostka certyfikująca ocenia dostarczone dane i określa niezbędne działania audytowe.

Audyty z krótkim wyprzedzeniem mogą być przeprowadzane przez GIC w przypadku skarg, zmian lub monitorowania zawieszonej certyfikacji. Prawo do takich audytów jest określone w Umowie Certyfikacyjnej.

Organizacja wielooddziałowa

Organizacja wielooddziałowa posiada centralę, która planuje i kontroluje działania lokalnych oddziałów lub filii. Centrala nie zawsze działa jako główny zarząd.

Certyfikacja wielooddziałowa jest możliwa pod następującymi warunkami:

01

Wszystkie jednostki stosują ten sam system zarządzania i udokumentowane informacje.

02

System jest centralnie nadzorowany przez przedstawiciela ds. zarządzania jakością z centrali, który przeprowadza audyty wewnętrzne i udziela instrukcji.

Uwaga:

Chociaż organizacja może mieć kilka podmiotów prawnych, wszystkie muszą być powiązane z centralną strukturą i przestrzegać jednego systemu zarządzania. W przypadku stwierdzenia istotnych niezgodności bez podjęcia odpowiednich działań naprawczych, certyfikacja powinna zostać zawieszona do czasu ich usunięcia. Certyfikat całego zakładu może zostać anulowany, jeśli jeden z oddziałów ma ku temu podstawy.

03

Niektóre funkcje (zaopatrzenie, HR itp.) są wykonywane centralnie.

04

Wszystkie adresy są prawnie powiązane z centralą.