Процес Сертифікації

GUARD IS CERTIFICATION Sp. z o.o. визначає потреби клієнта, аналізує здатність надавати сертифікаційні послуги, формує коректну пропозицію щодо сертифікації та надає повний супровід для клієнта.

Загальний опис процесу сертифікації:

Контакт з клієнтом

При надходженні запиту на сертифікацію представник GIC збирає інформацію від клієнта, який заповнює форму заявки F|10|ISO22_Анкета для сертифікації ISO 22000 та F|10|EFISC_Анкета для сертифікації EFISC-GTP. Може бути запитана додаткова інформація.

Первинний аналіз заявки триває 3 дні і включає оцінку заповненої заявки, надзвичайних подій та неупередженості. GIC оцінює можливість проведення аудиту, враховуючи сферу сертифікації та місце розташування.

Якщо сертифікацію провести можливо, клієнта повідомляють про продовження процесу; у разі неможливості – про відмову. Рішення щодо сертифікації приймається протягом 5 робочих днів після отримання всіх документів.

Сертифікаційна пропозиція

На підставі розрахунку необхідного для сертифікації готується контракт-пропозиція. Будь-які питання/сумніви/неясності в умовах контракту мають бути обговорені з клієнтом.

Будь-які зміни контракту повинні бути прийняті або відхилені керівником GIC. За бажанням клієнта контракт може укладатися щорічно протягом сертифікаційного циклу для кожного окремого аудиту.

Підписання договору на сертифікацію

Коли пропозиція-договір прийнята клієнтом, йому направляється підписаний договір з додатком. Договір зазвичай укладається на 3 роки, але при зміні в сфері сертифікації (адреса, зміни сфери діяльності тощо) необхідно внести зміни й повторно підписати договір.

Контракт може бути достроково розірваний за згодою обох сторін або за написаним повідомленням до закінчення 3-річного циклу. GIC має право розірвати контракт при порушенні клієнтом своїх обов'язків, навіть після письмового попередження. У разі розірвання контракту відкликаються сертифікати, а друковані версії повинні бути повернуті до офісу GIC.

Планування I та II етапу аудиту

Призначення та затвердженняаудиторськоъ групи, ревьюєра відповідно до компетенцій і встановлення дати аудиту з клієнтом, підготовка плану аудиту.

Етап I

На першому етапі аудиту необхідно досягти таких цілей:

Після завершення першого етапу аудиту провідний аудитор повідомляє Організацію про всі сфери, які можуть бути віднесені до невідповідностей на другому етапі аудиту. Усі розбіжності, виявлені під час першого етапу, повинні бути повністю усунені у встановлений термін, але не пізніше ніж через 6 місяців з дати проведення аудиту. У разі негативного результату аудиту Етап I, аудит Етапу I повинен пройти повторно. Клієнт буде повідомлений формально про результати перевірки по електронній пошті. Аудит Етапу II може пройти тільки після отримання позитивного результату аудиту Етап I.

Етап II

Мета другого етапу сертифікаційного аудиту — оцінка функціонування системи менеджменту клієнта, включно з її результативністю. Цей етап проходить на виробничому майданчику клієнта і охоплює:

Дата аудиту Етапу II має бути визначена з урахуванням часу для усунення проблем, виявлених на Етапі I, але не більше 6 місяців для FSMS. За довшої перерви проводиться первинна сертифікація. Результати документуються у звіті, а невідповідності повідомляються у вигляді «карт невідповідності». Ведучий аудитор готує звіт і координує план коригувальних дій з клієнтом, надсилаючи його в Орган з сертифікації протягом 21 дня після аудиту.
За незначних розбіжностей вживаються коригувальні заходи, які оцінюються на наступному аудиті. Значні невідповідності призводять до повторного аудиту чи надання нових документів.

Рішення про сертифікацію

Рішення про видачу або відмову у видачі сертифіката відповідності, розширення абоскорочення сфери сертифікації, продовженнятерміну дії, призупинення або відновлення сертифікації, або скасування (припинення)сертифікації ухвалюють призначенірев'ювером, який проводив аналіз документації, включаючи звіт аудиту, підтвердження закриття можливих невідповідностей, підтвердження відповідності процедурі сертифікації.

Видача сертифікату

Затверджений звіт та сертифікат системи управління, які служать підтвердженням сертифікації, висилаються клієнту. Датою отримання сертифікату вважається дата ухвалення рішення про сертифікацію.

Наглядовий аудит

Головною метою наглядового аудиту, який проводиться щорічно на протязі дії сертифікату є підтвердження, що сертифікована система менеджменту відповідає вимогам стандарту.

Аудит планується за погодженням з клієнтом та проводиться відповідно до плану аудиту, узгодженим аудитором.
Перший наглядовий аудит повинен проводитися не пізніше 12 (+ - 3 місяців) місяців з дати прийняття рішення про видачу сертифіката. Якщо наглядовий аудит не виконується вчасно, сертифікат повинен бути припинений або відкликаний, однак призупинення може тривати не більше 6 місяців. Після аудиту клієнт отримує схвалений аудиторський звіт.

Ресертифікаційний аудит

Перед закінченням терміну дії сертифікату необхідно провести аудит повторної сертифікації для його продовження на 3 роки. Мета аудиту — підтвердити відповідність і ефективність системи управління з урахуванням змін у клієнта. Клієнт зобов'язаний надати письмову інформацію про зміни, заповнити нову заявку та підготувати пропозицію на три роки, при цьому попередній договір залишається в силі.

Якщо аудит не завершено до закінчення терміну дії сертифікату, продовження не відбудеться. Клієнт отримає письмову інформацію про рішення. У разі позитивного результату новий сертифікат видається з дати прийняття рішення або пізніше. Можливе продовження сертифікату на 6 місяців після закінчення терміну, якщо завершено всі етапи повторної сертифікації. Дата закінчення нового сертифікату базується на попередньому циклі.

Спеціальні аудити

Додаткові спеціальні аудити повинні проводитися поряд із щорічними наглядовими аудитами, але не замінювати їх. При запиті на розширення сфери діяльності сертифіката орган сертифікації оцінює надані дані та визначає необхідні аудиторські заходи.

Аудити з короткостроковим попередженням можуть проводитися GIC у випадку скарг, змін або контролю призупиненої сертифікації. Право на такі аудити визначається в Угоді про сертифікацію.

Мульті-сайт

Мульті - сайт організація має центральний офіс, який планує і контролює діяльність місцевих відділень або філій. Головний офіс не завжди виконує роль основного керівництва.

Сертифікація мульті-сайт можлива за таких умов:

01

Усі підрозділи дотримуються однієї системи управління та документованої інформації.

02

Нагляд за системою централізовано реалізується представником з управління якістю з головного офісу, який проводить внутрішні аудити та надає інструкції.

Примітка:

Хоча організація може мати кілька юридичних осіб, всі повинні бути пов'язані з центральною структурою та дотримуватися єдиної системи менеджменту. Якщо виявлено суттєві невідповідності без належних коригувальних дій, сертифікацію слід зупинити до їх виправлення. Сертифікат усього мультисайту може бути скасовано, якщо одна з філій має для цього підстав.

03

Деякі функції (закупівлі, HR і тд) виконуються централізовано.

04

Всі адреси юридично пов'язані з центральним офісом.