Wypełnij formularz
Wkrótce oddzwonimy
Przygotowanie do audytu certyfikacyjnego ISO 22000: Spojrzenie z wewnątrz jednostki certyfikującej
My, w Guard is Certifications Poland, mieliśmy okazję zobaczyć setki zakładów produkujących żywność — od małych firm rodzinnych po duże holdingi. Każdy z nich jest wyjątkowy, ale uczucie niepokoju przed pierwszym (a czasem nawet kolejnym) audytem jest podobne. Dobra wiadomość: audyt to nie egzamin z podchwytliwymi pytaniami. To profesjonalna rozmowa o tym, jak Twój system faktycznie zapewnia bezpieczeństwo żywności każdego dnia. I tak, mamy spostrzeżenia, które sprawią, że poczujesz się spokojniej i pewniej podczas audytu.
Wyobraź sobie, że Twój system to nie zbiór reguł, ale żywa osoba. Ma szkielet (strukturę, procedury), mózg (zarządzanie i analizę ryzyka), układ krwionośny (komunikację i obieg dokumentów) oraz układ odpornościowy (działania korygujące).
Audytor nie szuka idealnego obrazu, ale logiki i dowodów.
1. Logika: Dlaczego robisz to w ten sposób? Czy Twoja procedura mycia rąk opiera się na zaleceniach WHO, czy po prostu „wydaje się słuszna”? Czy Twój plan HACCP uwzględnia specyfikę Twoich surowców, czy jest szablonem pobranym z internetu? Chcemy, aby każde działanie miało sens.
2. Dowody: Mówisz, że prowadzisz szkolenia personelu? Świetnie, pokaż nam protokoły, zapisy w aktach osobowych i zdjęcia ze szkolenia. Twierdzisz, że monitorujesz temperaturę w lodówce? Świetnie, ale gdzie są dzienniki monitoringu z ostatnich trzech miesięcy? Słowa bez dowodów to tylko dobra gadka dla audytora.
Nie uwierzysz, ale 70% wrażeń kształtuje się jeszcze przed otwarciem pierwszej teczki z dokumentami. To niewypowiedziane sygnały, które mówią głośniej niż jakikolwiek raport na temat kultury bezpieczeństwa w Twoim zakładzie.
Te obserwacje tworzą „pierwsze wrażenie” na temat dojrzałości Twojej kultury bezpieczeństwa.
Istnieją dokumenty, które stanowią serce Twojego systemu. Jeśli są problematyczne, ich odzyskanie będzie trudne. Oto nasza wewnętrzna lista kontrolna „must-have”, którą oczekujemy w idealnym stanie:
1. Polityka i cele bezpieczeństwa żywności. To Twoja „konstytucja”. Musi zostać podpisana przez kierownictwo, przekazana KAŻDEMU pracownikowi (na pewno zapytamy o to operatora linii) i być mierzalna. „Stawanie się lepszym” nie jest celem. Celem jest „Zmniejszenie liczby reklamacji o 15% do końca roku”.
2. Plan HACCP (Analiza Zagrożeń i Krytyczne Punkty Kontroli). To mózg Twojego systemu. Zbadamy go pod lupą. Logika identyfikacji zagrożeń, uzasadnienie wyboru CCP, ustalone limity krytyczne, procedury monitorowania i działań korygujących – nie może tu być miejsca na kompromisy.
3. Zapisy monitorowania CCP. To EKG Twojego systemu. Jeśli Twój plan HACCP zawiera zapis „sprawdź temperaturę co 2 godziny”, powinieneś mieć zapisy z każdego dnia, co 2 godziny. Pominięcia lub dane z datą wsteczną (a my je widzimy!) są bezpośrednim dowodem na to, że system nie działa.
4. Protokoły przeglądu zarządzania. To dowód na to, że dyrektor nie tylko podpisał politykę, ale faktycznie jest zaangażowany w system, analizując jego działanie i podejmując decyzje.
5. Program audytu wewnętrznego i jego wyniki. Musisz być swoim najsurowszym audytorem. Jeśli audyty wewnętrzne nie wykryją żadnych problemów, jesteśmy bardziej podejrzliwi niż gdybyś znalazł 10 niezgodności i już opracował plan działania.
Zakończmy najciekawszą częścią. To właśnie te drobne rzeczy czasami niweczą miesiące ciężkiej pracy. Proszę, nie rób tego.
• „Spektakl teatralny”. Kiedy w dniu audytu wszyscy pracownicy noszą idealnie nowe fartuchy laboratoryjne (z metkami), a przy wejściu jest mata, której nie było wczoraj i nie będzie jutro. Cenimy autentyczność. Lepiej uczciwie pokazać działający system z jego drobnymi wadami niż perfekcyjne, ale fałszywe przedstawienie.
• Odpowiedź „Zawsze tak robiliśmy”. To najgorsza odpowiedź, jakiej możesz udzielić audytorowi. Wskazuje ona na brak systematycznego podejścia. Prawidłowa odpowiedź zawsze zaczyna się od: „Zgodnie z naszą procedurą…”, „Na podstawie analizy ryzyka…”, „Zgodnie z wymogami normy…”.
• Ukrywanie problemów. Znalazłeś przeterminowany produkt? Nie próbuj dyskretnie go usuwać. Zamiast tego powiedz: „Tak, to było nasze niedopatrzenie. Oto nasza procedura zarządzania produktami niezgodnymi; sporządzimy teraz raport i przeprowadzimy dochodzenie, aby ustalić przyczynę”. Taka szczerość budzi ogromny szacunek i dowodzi, że Twój system działa!
• „Zagubione” dokumenty. Gorączkowe poszukiwanie odpowiedniego dziennika lub instrukcji. Zorganizuj swoje „biuro audytu” tak, aby każdy dokument można było znaleźć w 30 sekund. To pokazuje, że to Ty kontrolujesz system, a nie system kontroluje Ciebie.
W GUARD IS CERTIFICATIONS POLAND wierzymy, że audyt certyfikacyjny to nie sąd, ale konstruktywny dialog dwóch profesjonalistów. Państwo są profesjonalistami w produkcji swojego produktu. My jesteśmy profesjonalistami w ocenie systemów zarządzania. Razem osiągamy wspólny cel – zagwarantowanie bezpieczeństwa konsumenta i wzmocnienie
Wyobraź sobie, że Twój system to nie zbiór reguł, ale żywa osoba. Ma szkielet (strukturę, procedury), mózg (zarządzanie i analizę ryzyka), układ krwionośny (komunikację i obieg dokumentów) oraz układ odpornościowy (działania korygujące).
Audytor nie szuka idealnego obrazu, ale logiki i dowodów.
1. Logika: Dlaczego robisz to w ten sposób? Czy Twoja procedura mycia rąk opiera się na zaleceniach WHO, czy po prostu „wydaje się słuszna”? Czy Twój plan HACCP uwzględnia specyfikę Twoich surowców, czy jest szablonem pobranym z internetu? Chcemy, aby każde działanie miało sens.
2. Dowody: Mówisz, że prowadzisz szkolenia personelu? Świetnie, pokaż nam protokoły, zapisy w aktach osobowych i zdjęcia ze szkolenia. Twierdzisz, że monitorujesz temperaturę w lodówce? Świetnie, ale gdzie są dzienniki monitoringu z ostatnich trzech miesięcy? Słowa bez dowodów to tylko dobra gadka dla audytora.
Nie uwierzysz, ale 70% wrażeń kształtuje się jeszcze przed otwarciem pierwszej teczki z dokumentami. To niewypowiedziane sygnały, które mówią głośniej niż jakikolwiek raport na temat kultury bezpieczeństwa w Twoim zakładzie.
Te obserwacje tworzą „pierwsze wrażenie” na temat dojrzałości Twojej kultury bezpieczeństwa.
Istnieją dokumenty, które stanowią serce Twojego systemu. Jeśli są problematyczne, ich odzyskanie będzie trudne. Oto nasza wewnętrzna lista kontrolna „must-have”, którą oczekujemy w idealnym stanie:
1. Polityka i cele bezpieczeństwa żywności. To Twoja „konstytucja”. Musi zostać podpisana przez kierownictwo, przekazana KAŻDEMU pracownikowi (na pewno zapytamy o to operatora linii) i być mierzalna. „Stawanie się lepszym” nie jest celem. Celem jest „Zmniejszenie liczby reklamacji o 15% do końca roku”.
2. Plan HACCP (Analiza Zagrożeń i Krytyczne Punkty Kontroli). To mózg Twojego systemu. Zbadamy go pod lupą. Logika identyfikacji zagrożeń, uzasadnienie wyboru CCP, ustalone limity krytyczne, procedury monitorowania i działań korygujących – nie może tu być miejsca na kompromisy.
3. Zapisy monitorowania CCP. To EKG Twojego systemu. Jeśli Twój plan HACCP zawiera zapis „sprawdź temperaturę co 2 godziny”, powinieneś mieć zapisy z każdego dnia, co 2 godziny. Pominięcia lub dane z datą wsteczną (a my je widzimy!) są bezpośrednim dowodem na to, że system nie działa.
4. Protokoły przeglądu zarządzania. To dowód na to, że dyrektor nie tylko podpisał politykę, ale faktycznie jest zaangażowany w system, analizując jego działanie i podejmując decyzje.
5. Program audytu wewnętrznego i jego wyniki. Musisz być swoim najsurowszym audytorem. Jeśli audyty wewnętrzne nie wykryją żadnych problemów, jesteśmy bardziej podejrzliwi niż gdybyś znalazł 10 niezgodności i już opracował plan działania.
Zakończmy najciekawszą częścią. To właśnie te drobne rzeczy czasami niweczą miesiące ciężkiej pracy. Proszę, nie rób tego.
• „Spektakl teatralny”. Kiedy w dniu audytu wszyscy pracownicy noszą idealnie nowe fartuchy laboratoryjne (z metkami), a przy wejściu jest mata, której nie było wczoraj i nie będzie jutro. Cenimy autentyczność. Lepiej uczciwie pokazać działający system z jego drobnymi wadami niż perfekcyjne, ale fałszywe przedstawienie.
• Odpowiedź „Zawsze tak robiliśmy”. To najgorsza odpowiedź, jakiej możesz udzielić audytorowi. Wskazuje ona na brak systematycznego podejścia. Prawidłowa odpowiedź zawsze zaczyna się od: „Zgodnie z naszą procedurą…”, „Na podstawie analizy ryzyka…”, „Zgodnie z wymogami normy…”.
• Ukrywanie problemów. Znalazłeś przeterminowany produkt? Nie próbuj dyskretnie go usuwać. Zamiast tego powiedz: „Tak, to było nasze niedopatrzenie. Oto nasza procedura zarządzania produktami niezgodnymi; sporządzimy teraz raport i przeprowadzimy dochodzenie, aby ustalić przyczynę”. Taka szczerość budzi ogromny szacunek i dowodzi, że Twój system działa!
• „Zagubione” dokumenty. Gorączkowe poszukiwanie odpowiedniego dziennika lub instrukcji. Zorganizuj swoje „biuro audytu” tak, aby każdy dokument można było znaleźć w 30 sekund. To pokazuje, że to Ty kontrolujesz system, a nie system kontroluje Ciebie.
W GUARD IS CERTIFICATIONS POLAND wierzymy, że audyt certyfikacyjny to nie sąd, ale konstruktywny dialog dwóch profesjonalistów. Państwo są profesjonalistami w produkcji swojego produktu. My jesteśmy profesjonalistami w ocenie systemów zarządzania. Razem osiągamy wspólny cel – zagwarantowanie bezpieczeństwa konsumenta i wzmocnienie
Wypełnij formularz
Wkrótce oddzwonimy
Nadal masz pytania? Skontaktuj się z nami
Zamknięta 10, 30-554 Kraków, Poland
